Die Home-Office Checkliste – 14 essenzielle Aspekte, die Unternehmen beachten sollten:“

1. Home-Office als Ergänzung
   Remote Working hat sich in vielen Ländern im Zuge der Corona-Krise als sehr erfolgreich erwiesen. Es darf jedoch nicht der Fehler gemacht werden, nun aufgrund dieses Erfolgs von einem Extrem (ausnahmslos physische Anwesenheit und damit vielfältige Kontrollmöglichkeiten) in das andere (100% Home-Office) zu fallen.
   Physische Anwesenheit fördert etwa den formellen und informellen Austausch. Andererseits ist konzentriertes Arbeiten (entsprechende Rahmenbedingungen vorausgesetzt – Betreuungspflichten? Geeigneter Arbeitsplatz? Geeignete Arbeitsmaterialien? Versicherungsschutz? Absetzbarkeit? etc.) oft mit Remote Work sogar besser möglich.
   Die Frage “Office oder Home-Office” lässt sich also in aller Regel mit einem „Idealerweise sowohl – als auch“ beantworten.
2. Menschen sind verschieden
   Die Empfehlung, physische Anwesenheit und Home-Office zu kombinieren, gilt insbesondere auch, wenn man interindividuelle Unterschiede bedenkt. Manche Menschen brauchen eine Büroumgebung (oder glauben das zumindest), um sich ablenkungsfrei auf ihre Arbeit konzentrieren zu können. Andere stören die Telefonate und Unterhaltungen der Kollegen so massiv, dass sie konzentriertes Arbeiten im Büro fast für unmöglich halten. Immer bedacht muss aber jedenfalls werden, dass Menschen soziale Wesen sind und ein gutes Team unbedingt auch persönlichen Kontakt braucht.
3. Flexibilität ist gefragt
   Ideal wäre es also, gemeinsam mit den einzelnen Beschäftigten, bei denen Home-Office aufgrund ihrer Aufgaben grundsätzlich in Frage kommt, Regeln für die Anzahl der Home-Office Tage festzulegen (etwa von 1:4 bis zu 4:1 Tage wöchentlich), immer unter Berücksichtigung der Erfordernisse des gesamten Teams. Das erfordert gute Planung und Flexibilität auf beiden Seiten, denn viele dieser Beschäftigten werden mittelfristig im Büro keinen eigenen Arbeitsplatz mehr benötigen, sondern shared space Areale nutzen. Diese wiederum sollten besonders gewissenhaft geplant und umgesetzt werden, um massive Probleme wie Frustration, Demotivation, reduzierte Arbeitsleistung etc. zu vermeiden, doch das ist ein eigenes Thema („flexible offices“ – in Arbeit).
4. Klare Strukturen geben Sicherheit
   Flexibilität darf nicht mit dem Verlust von Struktur verwechselt werden. Eine transparente Organisation und klare Strukturen bieten Halt und Sicherheit. Idealerweise werden diese gemeinsam und auf Augenhöhe mit den betroffenen Beschäftigten gestaltet. Dadurch ist nicht nur gesichert, dass deren Bedürfnisse berücksichtigt sind, sondern es ist auch gewährleistet, dass alle über die neuen Strukturen Bescheid wissen und „ins Boot geholt“ wurden.
5. Home-Office erfordert (ein gewisses Maß an) Vertrauen
   Werden Beschäftigte die Gelegenheit des Home-Office (umso mehr, wenn sie die Möglichkeit bekommen, die Ausgestaltung mitzubestimmen) ausnützen und in Folge die Arbeitsleistung sinken? Die Antwort lautet: ja, einige wenige werden das tun, vermutlich die selben, die im Büro die Kaffeeküche am längsten und häufigsten frequentieren. Die Erfahrungen zahlreicher Unternehmen gerade im Jahr 2020 zeigen hingegen, dass, obwohl sie völlig unvorbereitet eine noch sehr improvisierte Form von Remote Work implementieren mussten, die Leistung in den allermeisten Fällen der im Büro zumindest ebenbürtig war. Und letzten Endes erkennt jede gute Führungskraft ohnehin sehr schnell am Output, ob Arbeit in der vereinbarten Quantität und Qualität erbracht wurde. Die Konsequenzen werden in Büro und Home-Office die selben sein.
6. Zielvereinbarungen bilden die Benchmark für Leistung
   Home-Office erfordert also in noch größerem Ausmaß als bisher klare Aufgaben- und Zielvereinbarungen, nicht nur mit Einzelpersonen, sondern auch mit dem Team. Früher optionale Tools wie webbasierte To-Do Listen mit Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeit für alle Teammitglieder (wer arbeitet woran, was hat Priorität, was ist erledigt etc.) werden damit zu einem der wichtigsten Instrumente der Arbeitsplanung und -steuerung.
7. Kommunikation ist alles
   Wenn die rasche Nachfrage über den Schreibtisch hinweg nicht immer möglich ist, müssen Alternativen geschaffen werden. Der Einsatz von Collaboration Tools muss konsequent geplant und ebenso konsequent umgesetzt werden. Dabei muss bedacht werden, dass die regelmäßige Nutzung solcher Tools erst zur Gewohnheit werden muss, intensiver Einsatz und Übung vom Start weg also extrem wichtig ist.
8. Kommunikation ist alles 2.0
   Mit Home-Office fällt auch die Plauderei in der Kaffeeküche weg, in der Frust über den Arbeitstag, Erfolge, Probleme etc., aber auch Privates geteilt werden können. Parallel zur formellen sollte daher eine informelle Kommunikationsschiene geschaffen werden – ohne (vielleicht kritischen) Einblick der Vorgesetzten.
9. Erreichbarkeit ist im Home-Office ebenso wichtig wie im Büro
   Die Erwartungen betreffend die Erreichbarkeit im Home-Office sollten unbedingt gemeinsam von Führungskraft und Beschäftigten geklärt und in ebenso klare Regeln gegossen werden. Die Erreichbarkeit muss auch im gesamten Team kommuniziert werden.
10. Kontakt halten, nicht kontrollieren
    Auch wenn die teaminterne formelle und informelle Kommunikation gut aufgesetzt und die Erreichbarkeiten geklärt sind, besteht eine Gefahr, die mit einer Redewendung treffend veranschaulicht werden kann: „Aus den Augen, aus dem Sinn.“. Tatsächlich geht mit fehlender physischer Nähe oft auch der Kontakt insgesamt verloren (eine Nebenwirkung davon: Etliche wissenschaftliche Studien konnten einen Zusammenhang zwischen der physischen Anwesenheit und den Karrierechancen aufzeigen). Führungskräfte sollten daher im Blick behalten, wann sie mit ihren Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern zuletzt ein persönliches Gespräch hatten. Allerdings sollte für eine Kontaktaufnahme mit Personen im Home-Office kein „Vorwand“ herhalten, weil das ganz leicht als Überwachung interpretiert werden könnte. Konkrete Anliegen, für die die Führungskraft ohnehin zum Telefon gegriffen hätte, sind hingegen ideal, um sich (idealerweise immer) auch nach dem Befinden und etwaigen Anliegen (siehe Punkt 11) zu erkundigen. Für längere Feedbackgespräche ist es jedoch besser, Anwesenheitstage im Büro zu nutzen.
11. Der „Faktor Mensch“
    Im Home-Office können zutiefst menschliche Empfindungen wie Unsicherheit, Gefühle der Überforderung oder Isoliertheit etc. verstärkt zutage treten. Diese Emotionen sollten in einer guten Feedbackkultur angesprochen werden.
12. Übertragen Sie Routinen auch ins Home-Office
    Ein weiterer wichtiger Aspekt, um auch die Beschäftigten, die gerade im Home-Office arbeiten, einzubeziehen, ist die Beibehaltung und Adaptierung gewohnter Routinen wie Jour-Fixe, Teammeetings etc. Nicht physisch anwesende Personen können mit moderner Technik relativ problemlos eingebunden werden, daher sollte diese Möglichkeit konsequent genutzt werden.
13. Die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben ist kein „Selbstläufer“
    Die Möglichkeit der flexibleren Zeiteinteilung im Home-Office kann enorme Erleichterungen bringen, wenn es darum geht, Berufs- und Privatleben „unter einen Hut“ zu bringen. Gerade die einfache Verfügbarkeit dank moderner Technik birgt jedoch auch die Gefahr ständiger Verfügbarkeit und damit einer massiven Erhöhung des Burnout-Risikos. Es sollte nicht in der alleinigen Verantwortung der Beschäftigten liegen (Devise: „Man muss sich halt abgrenzen können“), ihre Gesundheit durch eindeutige Trennlinien zwischen Beruf und Privatleben zu schützen. Das liegt nicht zuletzt im Interesse der Unternehmen, die ansonsten Gefahr laufen, gerade ihre engagiertesten Beschäftigten zu verlieren (kaum eine Erkrankung führt zu längeren Krankenständen als Burnout). Klare Regeln, wer wann über welche Medien erreichbar ist – und vor allem, wann nicht – sind daher ein Muss.
14. Effektives Arbeiten benötigt die entsprechende Infrastruktur
    Das Vorhandensein bzw. Fehlen der benötigten Infrastruktur für das Home-Office (Computer, ausreichende Internetverbindung, Webcam…) muss individuell abgeklärt werden. Personen, die auch Kundengespräche vom Home-Office aus führen müssen, haben möglicherweise zudem auch räumliche Probleme (professioneller Hintergrund?). Hier können z.B. Roll-Ups mit dem Firmenlogo oder als Greenscreen eine einfache, kostengünstige und platzsparende Lösung darstellen.